Gestor de Projectos

Gerir e coordenar todos os requisitos e responsabilidades administrativas do projeto, assegurando que todas as partes interessadas dispõem dos recursos necessários para desempenhar eficazmente as suas funções no projeto, bem como garantir uma governação eficaz e a disponibilidade da informação.

Funções Essenciais

• Gestão de Reuniões e Atas: Elaborar as atas das reuniões do projeto, obter a respetiva aprovação e validação por parte do Head do PMO e distribuí-las aos participantes. Monitorizar o acompanhamento das ações definidas em ata para garantir o cumprimento dos prazos acordados.
• Gestão Financeira e Orçamental: Executar atividades de gestão financeira e orçamental do projeto, incluindo a atualização dos orçamentos com os valores reais, a reconciliação dos lançamentos financeiros com os orçamentos do projeto, o processamento de faturas e despesas, bem como a identificação e comunicação de quaisquer discrepâncias financeiras.
• Integração e Desligamento (Onboarding/Offboarding): Conduzir os processos de integração e desligamento de colaboradores de suporte, prestadores de serviços e fornecedores, assegurando que dispõem da informação, acessos e equipamentos necessários.
• Coordenação de Fluxos de Trabalho: Coordenar os fluxos de trabalho, atividades e calendários do projeto entre todos os membros da equipa, garantindo uma gestão eficiente da carga de trabalho e o cumprimento dos prazos.
• Gestão Documental: Gerir e manter o sistema de gestão documental do projeto, assegurando o armazenamento adequado, controlo de versões e cumprimento dos formatos definidos.
• Logística de Eventos: Gerir toda a logística associada a reuniões e workshops (ligações online, reserva de estacionamento, salas, catering e equipamentos).
• Gestão de Agendas e Deslocações: Gerir as agendas dos principais stakeholders seniores e supervisionar a organização de deslocações, articulando com agências de viagens.
• Steering Committees: Coordenar e garantir o agendamento atempado dos Steering Committees, assegurando alinhamento prévio com o Sponsor do Projeto.
• Metodologia PMO: Cumprir integralmente a metodologia, governance e framework do PMO em todas as fases do ciclo de vida do projeto (iniciação, planeamento, execução, monitorização/controlo e fecho).
• Gestão de Riscos: Gerir os riscos do projeto de forma eficaz (identificação, monitorização, mitigação e reporte contínuo), incluindo visibilidade detalhada sobre atrasos ou desvios.
• Reporte de Desvios: Reportar prontamente atrasos ou desvios, apresentando causa raiz, impacto, plano de recuperação e ações corretivas.
• Controlo de Alterações: Documentar e controlar todas as alterações ao âmbito, cronograma, orçamento ou requisitos.
• Auditoria e Compliance: Assegurar o cumprimento dos requisitos de auditoria, compliance e governance, promovendo a inexistência de findings.
• Qualidade da Documentação: Garantir a qualidade, integridade e atualização da documentação para auditorias e comités.
• Reportes Periódicos: Fornecer reportes semanais, mensais e periódicos sobre o estado do projeto, marcos, riscos, orçamento e benefícios.
• Gestão de Múltiplos Projetos: Capacidade de gerir e liderar múltiplos projetos em simultâneo.
• Suporte Administrativo e TI/RH: Apoiar a equipa em questões de TI, RH e administrativas, articulando com os departamentos competentes.

Habilitações e Requisitos

Tipo de qualificação: Licenciatura

Área de estudo: Gestão de Projetos, Gestão de Risco, Gestão de Empresas

Experiência Requerida

• Áreas: Gestão de Projetos e Suporte ao Negócio
• Tempo: 3 a 4 anos
• Detalhe: Experiência em funções administrativas e de secretariado de ponta a ponta em ambientes de programas ou projetos, incluindo gestão documental, gestão de agendas e administração orçamental.