Job Description

Gerir e coordenar todos os requisitos e responsabilidades administrativas do projeto, assegurando que todas as partes interessadas dispõem dos recursos necessários para desempenhar eficazmente as suas funções no projeto, bem como garantir uma governação eficaz e a disponibilidade da informação.

Funções Essenciais

Elaborar as atas das reuniões do projeto, obter a respetiva aprovação e validação por parte do Head do PMO e distribuí-las aos participantes. Monitorizar o acompanhamento das ações definidas em ata para garantir o cumprimento dos prazos acordados.

Executar atividades de gestão financeira e orçamental do projeto, incluindo a atualização dos orçamentos com os valores reais, a reconciliação dos lançamentos financeiros com os orçamentos do projeto, o processamento de faturas e despesas, bem como a identificação e comunicação de quaisquer discrepâncias financeiras, assegurando uma gestão e reporte financeiro sólidos.

Conduzir os processos de integração (onboarding) e desligamento (offboarding) de colaboradores de suporte, prestadores de serviços e fornecedores, assegurando que dispõem da informação, acessos e equipamentos necessários para desempenharem eficazmente as suas funções no projeto.

Coordenar os fluxos de trabalho, atividades e calendários do projeto entre todos os membros da equipa, garantindo uma gestão eficiente da carga de trabalho e o cumprimento dos prazos.

Gerir e manter o sistema de gestão documental do projeto, assegurando o armazenamento adequado e seguro de toda a documentação, o controlo de versões e o cumprimento dos formatos definidos, promovendo assim a governação do projeto e a acessibilidade da informação.

Gerir toda a logística associada a reuniões e workshops, incluindo, entre outros aspetos, a criação de ligações para reuniões online, reserva de estacionamento, marcação de salas, organização de catering e preparação de equipamentos de apoio, assegurando a participação eficaz de todos os intervenientes.

Gerir, sempre que necessário, as agendas dos principais stakeholders seniores do projeto, garantindo a organização eficiente das reuniões e compromissos.

Supervisionar a organização de todas as deslocações necessárias para os stakeholders do projeto, articulando com as agências de viagens aprovadas e assegurando o cumprimento de todos os requisitos de viagem.

Coordenar e garantir o agendamento atempado dos Steering Committees dos projetos sob a sua responsabilidade, assegurando alinhamento prévio com a agenda e disponibilidade do Sponsor do Projeto.

Cumprir integralmente a metodologia, governance e framework do PMO, aplicando-os de forma consistente em todas as fases do ciclo de vida do projeto: iniciação, planeamento, execução, monitorização e controlo, e fecho.

Gerir os riscos do projeto de forma eficaz, assegurando a sua identificação, monitorização, mitigação e reporte contínuo, incluindo visibilidade detalhada sobre riscos em atraso ou com desvios nos planos de mitigação.

Reportar prontamente quaisquer atrasos ou desvios do projeto, apresentando claramente a causa raiz, impacto, plano de recuperação, ações corretivas e respetivos responsáveis.

Documentar e controlar todas as alterações ao âmbito, cronograma, orçamento ou requisitos do projeto, garantindo a comunicação e visibilidade adequadas junto dos stakeholders executivos.

Assegurar o cumprimento dos requisitos de auditoria, compliance e governance do PMO, promovendo uma gestão proativa de riscos e contribuindo para a inexistência de findings relacionados com os projetos sob a sua responsabilidade.

Garantir a qualidade, integridade e atualização da documentação do projeto, assegurando a sua disponibilidade para auditorias, comités de governance e tomadas de decisão executivas.

Fornecer reportes semanais, mensais e periódicos, precisos e atempados sobre o estado do projeto, marcos alcançados, riscos, dependências, orçamento e benefícios esperados, de acordo com os padrões de reporte definidos pelo PMO.

Capacidade de gerir e liderar múltiplos projetos em simultâneo, assegurando o cumprimento dos prazos, orçamento, âmbito e objetivos estratégicos, através de uma gestão eficaz de prioridades, recursos, riscos e dependências.

Preparar e consolidar apresentações, relatórios e informação de suporte do projeto, sempre que solicitado, para comités de acompanhamento e outras reuniões do projeto, em conformidade com os padrões de reporte e governação estabelecidos, permitindo uma tomada de decisão eficaz.

Apoiar a equipa do projeto em questões relacionadas com Tecnologias de Informação (TI), Recursos Humanos (RH) e assuntos administrativos, através da articulação com os departamentos ou equipas competentes, garantindo uma resposta adequada e atempada para que os membros da equipa possam desempenhar as suas funções de forma eficiente.

Qualifications

Tipo de qualificação: Licenciatura

Área de estudo: Gestão de Projetos, Gestão de Risco, Gestão de Empresas

Experience Required

Gestão de Projetos
Suporte ao Negócio
3 a 4 anos

Experiência em funções administrativas e de secretariado de ponta a ponta em ambientes de programas ou projetos, incluindo gestão documental, gestão de agendas e administração orçamental.

Competências Comportamentais

• Adotar Abordagens Práticas
• Comunicar Informação de Forma Clara
• Verificar e Validar Informação
• Documentar Factos
• Adaptar-se à Mudança
• Cumprir Procedimentos
• Solicitar e Valorizar Feedback
• Gerir Tarefas
• Cumprir Prazos
• Produzir Resultados
• Trabalho em Equipa
• Cumprir e Promover Padrões de Qualidade

Competências Técnicas

• Competências de Administração de Negócios
• Gestão de Agendas
• Logística de Reuniões
• Competências de Administração de Projetos
• Organização de Viagens
• Comunicação Escrita

Línguas

• Português falado e Escrito
• Inglês falado e Escrito

Additional Information

Our Commitment to Diversity, Equity and Inclusion

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