Sobre a vaga

Cargo: Gerente de Acampamento

Local: Operações_C4 Angola – Luena

O Gerente de Acampamento é responsável pela gestão eficaz do dia a dia das instalações de alojamento da equipe da C4, administração do escritório e sistemas operacionais de apoio em Luena, Província de Moxico, Angola.

A função combina duas responsabilidades importantes: garantir que o alojamento da equipe funcione como um ambiente limpo, seguro, organizado e gerido profissionalmente, além de fornecer uma forte coordenação administrativa para apoiar a equipe do projeto em geral.

O Gerente de Acampamento supervisionará o alojamento, a limpeza, a alimentação, as instalações, as compras, o controle de estoque, os fornecedores locais, a logística da equipe e a administração geral do escritório. A função estabelecerá e manterá sistemas práticos que garantam que as necessidades operacionais de rotina sejam previstas e gerenciadas com eficiência, reduzindo a necessidade de intervenção da alta administração em assuntos administrativos e do acampamento no dia a dia.

O candidato ideal terá experiência em hotelaria, gestão de pousadas, acampamentos ou locais remotos, combinada com forte capacidade administrativa e organizacional. Deverá sentir-se à vontade para gerenciar equipes de apoio, coordenar múltiplas funções operacionais, manter registros e controles, trabalhar com fornecedores e garantir que os padrões acordados sejam mantidos de forma consistente.

Esta é uma função de gestão prática que exige iniciativa, atenção aos detalhes, fortes habilidades interpessoais e a capacidade de identificar e resolver problemas operacionais antes que eles afetem a equipe do projeto.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

1. Gestão de Acampamento, Acomodações e Instalações

• Gerenciar a operação diária das instalações de acomodação da equipe de Luena e áreas comuns associadas.
• Garantir que as instalações de acomodação sejam mantidas de forma consistente, com alto padrão de limpeza, conforto, segurança e funcionalidade.
• Gerenciar a alocação de quartos para funcionários que chegam e partem, em coordenação com o departamento de Recursos Humanos e a gestão de projetos.
• Garantir que os quartos estejam preparados antes da chegada de funcionários e visitantes.
• Coordenar as necessidades de acomodação da equipe, incluindo roupas de cama, lavanderia, artigos de higiene pessoal e outros suprimentos essenciais.
• Atuar como o principal ponto de contato para questões rotineiras relacionadas a acomodações e instalações.
• Estabelecer e manter padrões claros para áreas de convivência e acomodações da equipe.
• Coordenar a manutenção de edifícios, sistemas hidráulicos e elétricos, eletrodomésticos, móveis e outras instalações.
• Manter um registro das necessidades de manutenção e garantir que os problemas identificados sejam resolvidos.
• Coordenar os prestadores de serviços e fornecedores envolvidos na manutenção, reparos e suporte às instalações.
• Garantir que os equipamentos de segurança contra incêndio, suprimentos de primeiros socorros e outras medidas básicas de segurança estejam disponíveis e sejam verificados regularmente.
• Coordenar a gestão de resíduos, o abastecimento de água, a eletricidade, a internet e outros serviços essenciais das instalações.
• Supervisionar os ativos, equipamentos e mobiliário dos escritórios e acomodações.

2. Padrões de Limpeza, Higiene e Arrumação

• Gerenciar e supervisionar a equipe de limpeza e arrumação.
• Estabelecer cronogramas de limpeza para quartos, banheiros, cozinhas, escritórios e áreas comuns.
• Realizar inspeções regulares nas acomodações, cozinhas e áreas comuns para garantir que os padrões de higiene e limpeza acordados sejam mantidos.
• Estabelecer e manter uma lista de verificação de inspeção de higiene documentada e um registro de ações corretivas.
• Garantir que os materiais de limpeza, artigos de higiene pessoal e suprimentos de higiene estejam adequadamente estocados.
• Monitorar o uso e a substituição adequados dos materiais de limpeza, incluindo panos de prato, esponjas, equipamentos de limpeza e consumíveis relacionados.
• Garantir que os alimentos, equipamentos de cozinha e materiais domésticos sejam armazenados de forma segura e higiênica.
• Garantir que os serviços de lavanderia sejam coordenados de forma eficiente para atender às necessidades de acomodação dos funcionários.
• Identificar deficiências de higiene ou limpeza e garantir que as medidas corretivas sejam implementadas prontamente.
• Promover padrões consistentes entre cozinheiros, pessoal de limpeza, prestadores de serviços e residentes.

3. Cozinha, Catering e Gestão de Refeições

• Supervisionar o serviço de catering diário e a preparação das refeições para os funcionários residentes e visitantes autorizados.
• Gerenciar e supervisionar cozinheiros e pessoal da cozinha.
• Elaborar planos de refeições semanais com base no número previsto de funcionários, suprimentos disponíveis, necessidades dietéticas e orçamento.
• Garantir que as refeições sejam preparadas e servidas de forma consistente e nos horários acordados.
• Monitorar a qualidade, quantidade, variedade e apresentação dos alimentos.
• Garantir que a cozinha opere de acordo com as práticas adequadas de higiene e segurança alimentar.
• Manter sistemas adequados para armazenamento de alimentos, refrigeração, controle de validade e redução de desperdício.
• Coordenar preferências alimentares, alergias e necessidades dietéticas razoáveis.
• Manter um sistema estruturado de gestão de estoque de despensa e cozinha.
• Coordenar a compra de alimentos, bebidas e suprimentos de cozinha.
• Monitorar o consumo de alimentos e os padrões de compra para reduzir gastos desnecessários e desperdício.
• Assegure-se de que os equipamentos de cozinha, utensílios e eletrodomésticos estejam em boas condições de funcionamento.

4. Administração de Escritório e Coordenação Geral

• Supervisionar os sistemas administrativos de rotina e as necessidades diárias de suporte de escritório em Luena.
• Manter um ambiente de escritório organizado e funcional.
• Coordenar o fornecimento de materiais de escritório, artigos de papelaria, necessidades de impressão e consumíveis em geral.
• Manter registros administrativos, sistemas de arquivamento e processos de gestão de documentos.
• Garantir que contratos importantes, registros de fornecedores, documentos operacionais e registros administrativos sejam arquivados adequadamente e facilmente recuperáveis.
• Auxiliar a gerência com a coordenação administrativa geral, preparação de documentos e manutenção de registros.
• Coordenar salas de reunião, reuniões internas, lanches e outras necessidades logísticas.
• Auxiliar na preparação e distribuição de avisos administrativos, cronogramas e comunicações internas.
• Manter procedimentos adequados de gestão de visitantes e acesso para o escritório e instalações de alojamento.
• Apoiar a integração administrativa de novos funcionários, incluindo preparação do espaço de trabalho, alocação de equipamentos e orientação sobre as instalações.
• Coordenar com os departamentos de Pessoas e Cultura, Finanças, Operações e outros para garantir que as necessidades administrativas sejam atendidas de forma eficiente.
• Fornecer suporte administrativo ao Diretor Adjunto do Programa e à equipe sênior do projeto, quando razoavelmente necessário.

5. Logística de Equipe e Coordenação de Viagens

• Manter visibilidade das rotações, chegadas e partidas da equipe para auxiliar no planejamento de acomodações e logística.
• Coordenar traslados do aeroporto e necessidades de transporte local para funcionários, consultores e visitantes autorizados.
• Coordenar com o Gerente de Frota ou a equipe de Operações a disponibilidade de veículos para traslados, compras e necessidades administrativas.
• Manter um cronograma de transporte para chegadas, partidas e necessidades rotineiras planejadas.
• Auxiliar com reservas de viagens, reservas de acomodação e preparação de roteiros de viagem da equipe, quando necessário.
• Fornecer suporte administrativo ao Departamento de Recursos Humanos e outros departamentos responsáveis na coleta e coordenação de documentação relacionada a viagens.
• Manter registros de reservas de viagens e documentação de suporte relevante.
• Coordenar os cartões SIM da empresa, telefones e outros equipamentos básicos de comunicação utilizados pela equipe da Luena.
• Auxiliar com a administração de imigração, vistos ou autorizações de trabalho, quando necessário, mas não será responsável pelo cumprimento das obrigações legais de imigração ou pela gestão desses processos.

6. Compras, Controle de Estoque e Coordenação de Fornecedores

• Coordenar as necessidades rotineiras de compras para o acampamento e o escritório, incluindo alimentos, produtos de limpeza, artigos de higiene pessoal, utensílios de cozinha, material de escritório e consumíveis em geral.
• Manter sistemas adequados de controle de estoque e inventário.
• Monitorar regularmente os níveis de estoque e antecipar as necessidades antes que ocorram faltas.
• Preparar solicitações de compra e obter orçamentos de acordo com os procedimentos de compras da empresa.
• Apoiar a busca competitiva de fornecedores e prestadores de serviços.
• Identificar e manter relacionamentos com fornecedores locais confiáveis.
• Manter um banco de dados atualizado de fornecedores e prestadores de serviços.
• Coordenar a documentação de fornecedores e apoiar os processos de integração de novos fornecedores.
• Rastrear solicitações de compra, pedidos de compra e entregas.
• Verificar se os bens e serviços recebidos correspondem aos pedidos aprovados.
• Manter a documentação de suporte para garantir que as atividades de compras sejam transparentes e rastreáveis.
• Monitorar o desempenho dos fornecedores e reportar problemas recorrentes de qualidade, preço ou entrega.
• Apoiar a administração de contratos, mantendo os contratos com fornecedores, contratos de serviço e registros de renovação. Todas as atividades de aquisição devem ser realizadas de acordo com os requisitos aplicáveis de aquisição do C4 e do Projeto, incluindo concorrência adequada, segregação de funções, transparência, rastreabilidade e controles de conflito de interesses.

7. Apoio à Administração de Orçamento e Finanças

• Gerenciar e monitorar os orçamentos operacionais aprovados para o acampamento e o escritório.
• Manter registros precisos das despesas operacionais de rotina.
• Acompanhar os gastos em relação aos orçamentos aprovados e relatar variações significativas.
• Manter a documentação comprobatória para compras e despesas.
• Garantir que faturas, recibos, notas de entrega e outros documentos comprobatórios sejam coletados e enviados ao Departamento Financeiro.
• Auxiliar na verificação de faturas de fornecedores e documentação comprobatória.
• Gerenciar o caixa pequeno aprovado ou adiantamentos operacionais de acordo com os procedimentos da empresa.
• Manter registros precisos do caixa pequeno e enviar conciliações ao Departamento Financeiro.
• Auxiliar o Departamento Financeiro na coleta de informações de fornecedores e documentação legal, quando necessário.
• Manter pacotes de documentação financeira organizados para envio ao Controlador Financeiro.
• Apoiar o Departamento Financeiro no acompanhamento administrativo de documentação ou dúvidas pendentes de fornecedores.
• Fornece suporte administrativo ao departamento financeiro, mas não é responsável por conciliações bancárias, processamento de folha de pagamento, declarações fiscais obrigatórias, gestão de devedores ou credores, nem pela aprovação de pagamentos.

8. Supervisão de Equipe (Gestão de Desempenho)

• Supervisionar diretamente o pessoal de apoio administrativo e de apoio designado, que pode incluir cozinheiros, pessoal de limpeza, pessoal de arrumação e outros funcionários de apoio.
• Preparar e gerir as escalas de trabalho e os horários de serviço dos funcionários.
• Comunicar claramente as expectativas de desempenho e os padrões operacionais.
• Realizar supervisão de rotina e fornecer orientação prática aos funcionários.
• Monitorar a assiduidade, a pontualidade e a conclusão das tarefas atribuídas.
• Identificar problemas de desempenho e encaminhar questões formais de RH para o Departamento de Pessoas e Cultura, quando necessário.
• Facilitar a formação adequada dos funcionários em higiene, segurança alimentar, limpeza, atendimento ao cliente, conduta no local de trabalho e procedimentos operacionais.
• Construir uma cultura de responsabilidade, profissionalismo e serviço na equipa de apoio.

9. Bem-estar dos Funcionários e Apoio Interno

• Apoiar a criação de um ambiente de vida confortável, organizado e profissional para o pessoal destacado para Luena.
• Ser o primeiro ponto de contacto para questões rotineiras do acampamento e administrativas.
• Monitorizar problemas recorrentes de bem-estar ou alojamento e comunicar as preocupações relevantes à gestão ou ao Departamento de Pessoas e Cultura.
• Apoiar a integração dos funcionários recém-chegados nas instalações do acampamento, nas disposições locais e nos procedimentos operacionais. Auxiliar na coordenação prática das funções da equipe, reuniões e atividades em grupo.
• Incentivar o uso respeitoso das instalações compartilhadas e espaços comuns.
• Apoiar a gestão sênior na identificação de melhorias práticas para o ambiente de trabalho e de convivência.

10. Planejamento Operacional, Relatórios e Melhoria Contínua

• Manter visibilidade semanal da ocupação esperada das acomodações, movimentação da equipe, necessidades de refeições, necessidades de compras e atividades de manutenção.
• Fornecer atualizações regulares ao Diretor Adjunto do Programa sobre as operações do acampamento, despesas, problemas de manutenção e prioridades administrativas.
• Manter painéis de controle operacionais simples, registros ou planilhas de acompanhamento para as principais funções administrativas e do acampamento.
• Identificar problemas operacionais recorrentes e implementar soluções práticas.
• Desenvolver e manter procedimentos operacionais padrão e listas de verificação para as funções principais, incluindo:
  • limpeza;
  • inspeções de higiene;
  • operações de cozinha;
  • controle de estoque;
  • preparação de quartos;
  • chegadas e partidas da equipe;
  • relatórios de manutenção;
  • compras; e
  • arquivamento administrativo.
• Aprimorar continuamente os sistemas administrativos e do acampamento para melhorar a eficiência, a responsabilidade e a experiência da equipe. Garantir que as questões operacionais de rotina sejam identificadas e resolvidas proativamente, sem a necessidade de escalonamento desnecessário para a alta administração.

HABILIDADES E EXPERIÊNCIA PRINCIPAIS

ESSENCIAL

• Diploma ou graduação em Gestão Hoteleira ou área relacionada.
• Mínimo de 5 anos de experiência em gestão de pousadas, acampamentos, hotelaria ou acomodações — idealmente em um ambiente remoto, de campo ou com acomodações para expatriados.
• Experiência comprovada na implementação de sistemas administrativos, organização de escritórios e infraestrutura operacional em uma operação nova ou em expansão.
• Experiência na coordenação de reservas de viagens, documentação de vistos e administração logística.
• Familiaridade com processos financeiros básicos — faturamento, caixa pequeno, conciliação de despesas e gestão de fornecedores.
• Excelentes habilidades interpessoais e de comunicação — capacidade de trabalhar com uma população diversificada e multinacional, tanto residente quanto de escritório.
• Experiência comprovada na gestão simultânea de serviços de limpeza, alimentação e operações de cozinha.
• Sólidas habilidades em compras, gestão de estoque e controle orçamentário.
• Experiência na gestão de uma pequena equipe em múltiplas funções operacionais.
• Altamente organizado(a), proativo(a) e capaz de gerenciar múltiplas prioridades de forma independente, sem supervisão direta.
• Fluência em português e inglês é obrigatória, pois o ambiente de trabalho é multilíngue — o português é essencial para a interação com a equipe local, fornecedores e autoridades, e o inglês é necessário para reportar e se comunicar com a equipe de gestão expatriada e internacional.
• Conhecimento de outros idiomas locais angolanos falados na Província de Moxico é uma vantagem.
• Carteira de habilitação válida é obrigatória.

DESEJÁVEL

• Experiência em gestão em ambientes remotos e operações em acampamentos de campo.
• Conhecimento da região de Luena ou da Província de Moxico.
• Experiência em apoio logístico para acomodação e rotação de expatriados.
• Experiência de trabalho em ONGs, projetos de desenvolvimento ou programas de campo.
• Conhecimento básico de manutenção de instalações.

Observe que, caso não receba retorno em até 21 dias após o envio do seu currículo, considere sua candidatura como não selecionada.

Passos para se inscrever:

Faça a sua candidatura através do link: https://c4ecosolutionspty.bamboohr.com/careers/30