Sobre a vaga

O Gerente de Serviços Comuns fornece a gestão geral, administração e execução de atividades operacionais e logísticas variadas e inter-relacionadas nas áreas de administração geral, instalações comuns, serviços operacionais para Agências da ONU, preparação e execução de orçamento de serviços comuns, monitoramento e recuperação de custos; serviços de complexos de escritórios; gestão de ativos; viagens e transportes; habitação e alojamento; segurança e conformidade com MOSS.

Deveres e responsabilidades

Escopo do trabalho

As principais responsabilidades da Unidade de Serviços Comuns são as seguintes: planeamento, implementação e supervisão da gestão das áreas funcionais, garantindo uma prestação de serviços consistente. O titular define políticas e métodos para maximizar o desempenho e demonstra capacidade de desempenho inovador e eficaz, com vistas à padronização dos serviços e ao acompanhamento da política de recuperação de custos. As principais funções incluem:

• Gestão e Coordenação da Qualidade:
• Coordenar as atividades do OMT e garantir que todas as pesquisas corporativas da ONU sejam realizadas em tempo hábil (pesquisas local a local; Revisões anuais da classificação dos postos de trabalho de acordo com as condições de vida e trabalho e designação de postos de trabalho não familiares; Pesquisas salariais locais; UNInfo, etc.);
• Colaboração ativa com os grupos de trabalho OMT
• Participação ativa na busca e segurança de instalações de escritório adequadas que atendam às especificações e requisitos de segurança das Nações Unidas para hospedar todas as Agiences da ONU em uma Casa da ONU.
• Enviar relatórios comerciais regulares aos membros da equipe de gerenciamento sênior e clientes sobre o status dos serviços prestados e custos, incluindo tendências e análise de desempenho, monitoramento de recursos e resultados alcançados.
• Promoção do serviço: identificar novas áreas de serviços de apoio que possam ser prestadas de forma eficaz através dos Serviços Comuns
• Desenvolver documentos de políticas internas, Procedimentos Operacionais Padrão para agilizar o funcionamento dos serviços comuns e garantir que essas diretrizes sejam atualizadas regularmente e consistentes com as políticas operacionais do PNUD e dentro das regras e regulamentos prescritos do PNUD.
• Controle da qualidade: liderar e promover a padronização de documentos e processos e supervisionar sua implementação; fornecer orientação e aconselhamento em todas as áreas de serviços comuns.
• Participar de reuniões regulares de Operações e programas do PNUD, Equipe de Gerentes de Operações (OMT) e liderar reuniões com a equipe da Unidade de Serviços Comuns.
• Orçamento de projetos gerenciais e Recuperação de Custos
• Preparar e garantir uma gestão transparente dos serviços da ONU Commons e orçamentos de instalações comuns
• Articulação com todas as agências para apoiar a preparação do orçamento anual, garantindo a correta alocação entre as agências com base nos direcionadores de custos relevantes. Garantir que o número de funcionários e o espaço ocupado por todas as agências sejam refletidos com precisão no orçamento.
• Garantir que todas as contribuições da Agência sejam recebidas em tempo hábil.
• Estabelecer os custos dos serviços prestados e garantir a revisão regular do custo base para quaisquer esquemas potenciais de recuperação de custos; desenvolvimento de Acordos de Nível de Serviço para serviços prestados às Agências da ONU.
• Apoiar a análise gerencial por meio de relatórios e monitoramento da receita de recuperação de custos para fornecer uma gestão financeira precisa e baseada em fatos, permitindo um planejamento proativo.
• Produzir relatórios mensais de despesas observando as variações e ações necessárias
• Produzir reconciliações mensais de despesas para fornecedores de serviços comuns e garantir que as solicitações de pagamento do fornecedor sejam enviadas ao Departamento de Finanças
• Agências da ONU Serviços e Instalações Comuns
• Garantir serviços de apoio operacional a todas as agências da ONU, incluindo aquelas que não estão sediadas no complexo da ONU ou em Angola
• Garantir a assinatura do Memorando de Entendimento para serviços comuns e instalações comuns por todas as agências relevantes da ONU.
• Aconselhar a equipe, clientes e constituintes sobre questões técnicas, esclarecendo, interpretando e orientando sobre questões complexas de políticas / organizacionais, conforme necessário.
• Identificar oportunidades para as agências da ONU co-localizarem, reunirem/compartilharem recursos e implementarem medidas logísticas e de segurança de maneira complementar para melhorar a relação custo-benefício.
• Contato com o proprietário e o governo para garantir que a manutenção relevante ocorra nas instalações.
• Contato com as agências da ONU para resolver todos os problemas de manutenção específicos da agência nas instalações.
• Monitoramento do fornecedor de manutenção contratado / Gerenciamento de empreiteiro no local
• Garante o desenvolvimento e a implementação da Estratégia de Operações de Negócios
• Garantir a implementação da Estratégia de Operações de Negócios e seu plano de ação.
• Garantir que os Acordos de Nível de Serviço estejam em vigor para os fornecedores de Serviços Comuns.
• Pesquisar e compartilhar as melhores práticas relacionadas a Acordos de Longo Prazo (LTAs) para serviços compartilhados por agências da ONU
• Em estreita ligação com a Unidade de Compras do PNUD, apoio na administração e gestão de contratos de bens, serviços e obras.
• Fornecer orientação na avaliação da conformidade das especificações, avaliação de volume, monitoramento e verificação de entregas.
• Coordenar os arranjos de envio e entrega de bens e equipamentos adquiridos para locais arquivados. Estabelecer contato com os clientes para garantir o controle de qualidade.
• Garantir que os fornecedores cumpram as metas de desempenho acordadas.
• Garantir a conclusão de relatórios de avaliação de desempenho mensais/trimestrais
• Garante a facilitação da construção e compartilhamento de conhecimento, com foco no alcance dos seguintes resultados:
• Pesquisar e compartilhar as melhores práticas relacionadas ao gerenciamento de serviços comuns.
• Contribuições sólidas para redes de conhecimento e comunidades de prática.
• O titular desempenha outras funções dentro de seu perfil funcional conforme considerado necessário para o funcionamento eficiente do Escritório e da Organização.

Impacto dos resultados

Os principais resultados têm impacto na eficiência da unidade. A análise e apresentação precisas das informações fortalecem a capacidade do escritório e promovem a imagem da ONU / PNUD como um contribuinte efetivo para o desenvolvimento do país, facilitando a ação subsequente de um supervisor. A própria iniciativa do titular é decisiva nos resultados do trabalho e na finalização oportuna.

Arranjo Institucional

Sob a orientação geral do Representante Residente Adjunto P/O e supervisão direta do Gerente de Operações, o Gerente de Serviços Comuns trabalha em estreita colaboração com a Equipe de Gerenciamento de Operações (que representa as Agências da ONU) para garantir a prestação consistente de serviços em serviços comuns e gerenciamento de instalações comuns. Ele supervisiona o Gerente de Projetos de Instalações Comuns.

Competências

Núcleo

• Alcançar resultados: — NÍVEL 3: Definir e alinhar objetivos desafiadores e alcançáveis para vários projetos, ter impacto duradouro
• Pense de forma inovadora: —NÍVEL 3: Mitigar proativamente os riscos potenciais, desenvolver novas ideias para resolver problemas complexos
• Aprender continuamente: —NÍVEL 3: Criar e agir em oportunidades para expandir horizontes, diversificar experiências
• Adapte-se com agilidade: — NÍVEL 3: Inicie e defenda mudanças de forma proativa, gerencie várias demandas concorrentes
• Aja com determinação: — NÍVEL 3: Pense além das tarefas/barreiras imediatas e tome medidas para alcançar melhores resultados
• Envolva-se e faça parceria:—EVEL 3: Conhecimento político, navegue em um cenário complexo, defenda a colaboração entre agências
• Permita a diversidade e a inclusão: —NÍVEL 3: Apreciar os benefícios da força de trabalho diversificada e defender a inclusão

Competências multifuncionais e técnicas

• Direção e Estratégia de Negócios — Pensamento Estratégico — Desenvolver estratégias eficazes e planos priorizados alinhados com a missão e os objetivos do PNUD, com base na análise sistêmica de desafios, oportunidades e riscos potenciais; ligar a visão geral à realidade no terreno para criar soluções concretas e específicas; aprender com uma variedade de fontes para antecipar e responder efetivamente às tendências atuais e futuras; demonstrar previsão
• Direção de Negócios e Estratégia — Negociação e Influência — Chegar a um entendimento / acordo comum, persuadir os outros, resolver pontos de diferença por meio de um diálogo, negociar soluções mutuamente aceitáveis e criar situações de ‘ganha-ganha’.
• Gestão de Negócios — Satisfação do Cliente e Gestão de Clientes — Capacidade de responder oportuna e adequadamente com um senso de urgência, fornecer soluções consistentes e entregar resultados e / ou soluções oportunas e de qualidade para atender e entender as necessidades reais dos clientes. Fornecer insumos para o desenvolvimento da estratégia de atendimento ao cliente. Procure maneiras de agregar valor além das solicitações imediatas dos clientes. Capacidade de antecipar as necessidades e preocupações futuras do cliente.
• Gestão de Negócios — Gestão de Riscos — Identificar e organizar ações em torno da redução, mitigação e gerenciamento proativo de riscos
• Gestão de Negócios-Comunicação- Comunicar de forma clara, concisa e inequívoca, tanto através da comunicação escrita como verbal; para personalizar mensagens e escolher métodos de comunicação dependendo do público. Capacidade de gerenciar comunicações interna e externamente, por meio de mídia, mídia social e outros canais apropriados
• Administração e Operações — Gerenciamento de edifícios, instalações e escritórios — Conhecimento e capacidade de facilitar a renovação e atualização de escritórios, incluindo revisão de desenhos complexos de engenharia / arquitetura; negociar acordos técnicos para garantir a plena operacionalidade das infraestruturas e serviços do edifício; política e procedimento de design (POPP) para instalações e instalações, incluindo padrões de espaço; gerenciar instalações e instalações; Validar notas de demonstrações financeiras sobre dados de arrendamento

Educação

Habilidades e experiência necessárias

• É necessário um diploma universitário avançado (mestrado ou equivalente) em Administração de Empresas, Administração Pública, Finanças, Economia ou áreas afins, ou
• Um diploma universitário de primeiro nível (bacharelado) em combinação com dois anos adicionais de experiência qualificada será devidamente considerado em vez do diploma universitário avançado

Experiência

Anos mínimos de experiência profissional relevante

• Experiência mínima de 2 anos (mestrado) ou 4 anos de experiência (com bacharelado) na prestação de serviços de consultoria em gestão financeira e contabilidade e/ou experiência relevante em nível nacional ou internacional na gestão de sistemas operacionais e prestação de serviços a várias partes interessadas.

Necessário

Habilidades necessárias

• Experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, etc) e conhecimento avançado de pacotes de planilhas e banco de dados.
• Experiência no manuseio de sistemas de gestão baseados na web e finanças de ERP, preferencialmente Oracle

Habilidades desejadas, além das competências abordadas na seção Competências

• Experiência na gestão e supervisão de atividades operacionais e logísticas, incluindo gestão de instalações, gestão de ativos e suporte administrativo.
• Experiência na preparação e gestão de orçamentos com uma compreensão clara dos mecanismos de alocação de custos, análise de custos, monitoramento financeiro e recuperação de custos
• Experiência em trabalhar em estreita colaboração com partes interessadas e fornecedores para gerenciar os aspectos financeiros e logísticos dos serviços compartilhados
• Experiência de trabalho com múltiplas e diversas partes interessadas
• Experiência na gestão de serviços partilhados como escritórios, utilidades, obras de renovação, entre outros.
• Experiência em gerenciamento de operações de negócios, compras e administração de contratos
• Experiência anterior de trabalho com agências da ONU, ONGs internacionais ou entidades do setor público.

Idioma(s) necessário(s)

• Fluência em Português e Inglês

Igualdade de oportunidades

Como empregador de oportunidades iguais, o PNUD valoriza a diversidade como expressão da multiplicidade de nações e culturas onde operamos e, como tal, incentivamos candidatos qualificados de todas as origens a se candidatarem a cargos na organização. Nossas decisões de emprego são baseadas no mérito e na adequação para a função, sem discriminação.

O PNUD também está comprometido em criar um local de trabalho inclusivo, onde todos os funcionários tenham o poder de contribuir para nossa missão, sejam valorizados, possam prosperar e se beneficiem de oportunidades de carreira abertas a todos.

Assédio sexual, exploração e abuso de autoridade

O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Todos os candidatos selecionados, portanto, passam por verificações relevantes e espera-se que cumpram os respectivos padrões e princípios.

Direito de selecionar vários candidatos

O PNUD reserva-se o direito de selecionar um ou mais candidatos a partir deste anúncio de vaga. Também podemos reter inscrições e considerar candidatos que se candidatam a este cargo para outros cargos semelhantes no PNUD na mesma série e com descrição de cargo, experiência e requisitos educacionais semelhantes.

Alerta de fraude

O PNUD não cobra taxa em nenhuma fase de seu processo de recrutamento. Para mais informações, consulte www.undp.org/scam-alert.